Privacy beleid – Stichting Dorpshuis de Leeuwerik – Mei 2018
Inleiding
Stichting Dorpshuis de Leeuwerik (De Leeuwerik) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar vrijwilligers, klanten, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door De Leeuwerik dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De Leeuwerik houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.
In dit privacybeleid staat beschreven hoe De Leeuwerik persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, veranderen, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven.
Verzamelen, verstrekken en gebruik van persoonsgegevens
De Leeuwerik verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Vrijwilligers van De Leeuwerik
- (Potentiële) klanten
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
- De voorzitter van het stichtingsbestuur Dorpshuis de Leeuwerik
- De penningmeester van het stichtingsbestuur Dorpshuis de Leeuwerik
- De beheerder in dienst van Stichting Dorpshuis de Leeuwerik
Waarvoor verwerkt De Leeuwerik persoonsgegevens?
Van vrijwilligers of een andere relatie met De Leeuwerik, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we op de juiste wijze vrijwilligers inschrijven, informeren, financiële administratie bijhouden en bijvoorbeeld zaken als een Verklaring Omtrent Gedrag voor hen aanvragen. Voor andere relaties hebben we deze persoonsgegevens voornamelijk nodig om te communiceren.
Welke persoonsgegevens verwerkt De Leeuwerik?
Van de vrijwilligers vraagt De Leeuwerik de volgende gegevens:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Adres, Postcode, Woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Rekeningnummer
Van (potentiële) klanten en relaties vraagt De Leeuwerik de volgende gegevens:
- (Bedrijfs)naam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van financiële administratie.
Hoe gaat De Leeuwerik met deze persoonsgegevens om?
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De persoonsgegevens van vrijwilligers worden fysiek in een afgesloten ruimte van de beheerder bewaard. Digitaal worden de persoonsgegevens bewaard op de laptop in beheer van de beheerder en als back-up op de pc van de penningmeester. Er wordt in beide gevallen een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid gehanteerd op deze systemen.
Wie kan er bij de persoonsgegevens?
Binnen de stichting Dorpshuis de Leeuwerik kunnen persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door de voorzitter, penningmeester en de beheerder. Allen zijn zij geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen De Leeuwerik. Gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren kan alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Gsm-nummers van vrijwilligers zijn voor alle vrijwilligers zichtbaar die in de app-groep zitten. Het accepteren van de app-groep houdt in dat een vrijwilliger toestemming geeft dat andere vrijwilligers zijn of haar gsm-nummer kunnen zien en/of gebruiken.
Hoelang worden gegevens bewaard?
Gegevens worden in beperkte vorm na uitschrijving als vrijwilliger bewaard, tenzij uitdrukkelijk verzoek deze direct te verwijderen. Gegevens van (potentiële) klanten worden tot 2 jaar na de laatste offerte of opdracht bewaard, tenzij uitdrukkelijk verzoek deze direct te verwijderen. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is De Leeuwerik gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Inzage in de gegevens die De Leeuwerik verwerkt? Elke vrijwilliger heeft het recht om zijn of haar gegevens die bewaard worden in te zien, aan te passen of te verwijderen. Dit kan doormiddel van een afspraak met de beheerder te maken.
Waar kan men terecht met een vraag, melding of klacht?
Voor vragen, meldingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door De Leeuwerik kan men terecht bij de beheerder, de voorzitter of de penningmeester van De Leeuwerik.
Wijzigingen privacybeleid
De Leeuwerik behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.
Contactgegevens:
Dorpshuis de Leeuwerik
St. Jacobsstraat 1b
4855 AK Galder